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Was ist die beste Lösung für die Dokumentenarchivierung?

Ich bin auf der Suche nach einem Dienstprogramm, das mir (und meinen Kollegen) hilft, Dokumente systematisch zu archivieren (wie Zeitgeist, aber permanent).

  1. Das Dienstprogramm muss alte Dokumente von Desktops bereinigen und auf einem Server (so automatisch wie möglich und konsistent) speichern, möglicherweise von wenigen Orten aus (Dokumentverzeichnis).
  2. Dokumente sollen noch viele Jahre auf billigen Großmedien gespeichert werden - Festplatte und Dateisystem vielleicht? Einfache Wartung und Verwaltung für eine kleine Organisation.
  3. Dokumente müssen leicht zu finden und wiederherzustellen sein

Eine systematische Möglichkeit könnte eine Verzeichnisstruktur nach Jahr, Monat, Benutzer oder Benutzer, Jahr, Monat sein. Es ist ein Plus, wenn Dokumente mit einem Projekt verknüpft werden könnten, wenn Dokumente durchsuchbar sein könnten und wenn Dokumente auch Mail sein könnten, und IM-Diskussionen nicht nur traditionelle OpenOffice-Dokumente.

Irgendwelche Ideen?

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sie können einen alten PC (mit großer neuer Festplatte) als Backup-Server verwenden und BackupPC installieren

  • Es ist keine clientseitige Software erforderlich - exportieren Sie einfach über NFS-Sicherungsverzeichnisse auf den Clients (z. B./home/oder/home/Benutzername/Desktop usw.) oder geben Sie Ordner auf Windows-Stationen frei
  • Eine leistungsstarke Webbenutzeroberfläche ermöglicht die Verwaltung, Anzeige von Protokolldateien und Konfiguration
  • dateierweiterungen können für das Einschließen/Ausschließen von Dateien definiert werden
  • verwendet rsync für eine schnelle Sicherung

separat können Sie die Websuche auf dem Linux-Server mit Xapian oder Omega implementieren

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jet

Sie können Cloud-Computing-Dienste wie Dropbox oder buntuOne verwenden

Wenn Sie Dropbox verwenden möchten, können Sie zwischen kostenlosem (2 GB + 8 GB, wenn Sie andere einladen) und kostenpflichtigem Plan (50 GB oder 100 GB) wählen.

Sie können Ordner für andere Dropbox-Benutzer freigeben oder nur für andere Benutzer lesen.

Und gelöschte Dateien wiederherstellen

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Obwohl es nicht auf Ubuntu basiert, hat das Museum, für das ich arbeite, Archivista ausgewertet. Es handelt sich um eine Software-Suite zum Speichern, Katalogisieren und Indizieren (und ggf. Scannen und OCR) von Dokumenten, die als (nicht standardmäßige) Live-CD mit dem Namen " Archivista BOX " (Open Source) erhältlich ist ), aber das Unternehmen verkauft hauptsächlich Geräte, auf denen die Software ausgeführt wird. Der Katalog bietet ein Web-Frontend.

Sie behaupten, dass die verwendeten Formate vollständig offen und dokumentiert sind und eine lange Lebensdauer anstreben. Ich muss hinzufügen, dass ich das persönlich nicht sehr detailliert bewertet habe.

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jstarek