it-swarm.com.de

Wie funktioniert die Freigabe in Google Text & Tabellen tatsächlich?

Wir verwenden eine Google Apps-Domain, in der ich arbeite, und ich habe den starken Verdacht, dass es nicht möglich ist, etwas mit anderen Personen zu teilen, es sei denn, ich sende ihnen einen Link.

Was ich mache:

  1. Ich erstelle ein Dokument
  2. Ich verwende die Schaltfläche "Freigeben", um die Freigabe für unsere Domain festzulegen (ich überprüfe, dass "jeder von der XXX-Domain auf das Dokument zugreifen kann". Ich überprüfe nicht "Personen von der XXX-Domain, die über den Link verfügen", da ich möchte, dass dies auch funktioniert ohne die Links zu verbreiten.)

Dann geht mein Kollege zu Google Text & Tabellen und sieht das Dokument nirgendwo in seiner Liste. Wenn er den Namen des Dokuments in das Suchfeld eingibt, wird nichts angezeigt. Nachdem ich ihm den Link geschickt habe, kann er problemlos darauf zugreifen.

Was muss ich tun, damit es so funktioniert, wie ich es möchte (z. B. damit die Benutzer das Dokument auch ohne genauen Link sehen können)?

1
che

Bei der Freigabe für "die Organisation" wird das Dokument nicht standardmäßig zur Laufwerksliste jeder Person hinzugefügt. Ein Dokument wird nur in einer Laufwerksliste angezeigt, wenn der Benutzer das Dokument zuvor geöffnet hat.

Sie können und sollten jedoch in der Lage sein, nach dem Dokumententitel zu suchen. Hier ist der Hilfetext zum Suchen eines Dokuments:

Diese Organisation - Dokumente, die in Ihrer Organisation erstellt wurden, können von jeder Person in Ihrer Organisation durchsucht und angezeigt werden. Dokumente werden jedoch nur auf dem Laufwerk eines Benutzers angezeigt, nachdem der Benutzer auf sie zugegriffen hat oder das Dokument explizit für den Benutzer freigegeben wurde. Benutzer können nach Dokumenten suchen, die für die gesamte Organisation verfügbar sind, indem sie in den Suchoptionen Suchen auswählen.

Stellen Sie sicher, dass Benutzer in ihrer Domäne nach Dokumenten suchen, die der Organisation zur Verfügung gestellt wurden.

Link zum vollständigen Artikel: http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=de&answer=60781

3
OnenOnlyWalter