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Erzwingen eines Workflows, während es für den Benutzer einfacher wird

Ich arbeite an einer internen Webanwendung, für die Benutzer Besprechungsnotizen eingeben müssen. Derzeit schreiben die Benutzer ihre Notizen in eine Word-Vorlage und kopieren sie dann in ein großes Textfeld in der App. Die Notizen enthalten verschiedene Abschnitte, wie z. B. Zusammenfassung, erforderliche Aktionen, Schlussfolgerungen usw. Das Problem ist, dass es keine Möglichkeit gab, die verschiedenen Notizen zu "analysieren" und sie bei Bedarf wiederzuverwenden (z. B. wenn wir anzeigen wollten). -nur die Aktionen in einem anderen Abschnitt der App, es wurde nicht als eigenständiges Stück eingegeben, also technisch existiert es nicht).

Als das vorherige Redesign stattfand (vor mir), zwangen sie die Benutzer, einen vordefinierten Satz von Eingabefeldern in der Benutzeroberfläche zu verwenden (also einen Abschnitt für Zusammenfassung, einen für Schlussfolgerungen, Dropdowns für Aktionen, die zugewiesen werden könnten usw.). . Theoretisch wäre dies besser, da wir die Informationen in Abschnitten sammeln könnten , oder?

Bei der Implementierung haben die Benutzer es jedoch überhaupt nicht verwendet und sind stattdessen zur alten Methode des Ausschneidens/Einfügens zurückgekehrt, da es einfach einfacher war. Es erforderte weniger von ihnen, um Dinge aufzubrechen, ihr mentales Modell zu ändern usw.

Meine Fragen/Lösungen zu all dem waren:

1) Behalten wir das, was sie vorher hatten (geben Sie Dinge in Word ein, dann kopieren/einfügen), was zu doppeltem Aufwand und der Unfähigkeit führt, alles zu analysieren Abschnitte ?

2) Wenn wir dies tun, gibt es eine Möglichkeit, durch all dies zu analysieren und zu wissen, welche Elemente Aktionen sind Sagen wir, und präsentieren Sie ihnen ein "Wir denken, dies ist eine Aktion - wem möchten Sie sie zuweisen?"

3) Sollten wir sie zwingen, Notizen mithilfe unserer vordefinierten Abschnitte direkt in das System einzugeben, ob sie es mögen oder nicht? Gibt es eine elegantere Möglichkeit, dies zu präsentieren? Ich mag das Live Preview Konzept und Auto-Save Entwürfe ... nicht sicher, ob dies für diese Benutzer ausreichen würde, um " kaufen Sie sich ein "?

4) Irgendwelche anderen Optionen ?

Ich bin nur hin- und hergerissen zwischen dem "Erzwingen" eines Workflows, der für sie anders ist (Benutzer hassen Veränderungen!), Und dem Versuch, all diese doppelten Anstrengungen zu vermeiden, die passieren. Es scheint mir einfach alles sehr verworren zu sein ...

EDIT (um einige der folgenden Fragen zu klären) :

5) Diese speziellen Benutzer hassten jede Art von Akkordeons - sie ziehen es tatsächlich vor, einfach alles auf einmal zu sehen, ohne diesen zusätzlichen Klick, mit dem ich sympathisieren kann.

6) Die Web-App bietet Rich Media/Word-ähnliche Funktionen.

7) Das Problem ist nicht so sehr, dass die Informationen in Abschnitte gezwungen wurden, sondern vielmehr, dass mehr von ihnen für diesen Abschnitt benötigt wurden. Zuvor haben sie beispielsweise Aktionen in Aufzählungszeichenform im Word-Dokument eingegeben. Erledigt. Aber im neuen Format müssten sie sie zeilenweise (als separate Felder) eingeben, der Aufgabe über eine Dropdown-Liste jemanden zuweisen, ein Fälligkeitsdatum zuweisen, usw.

Ich verstehe, dass ein Teil des Problems darauf zurückzuführen ist, dass "dies von nun an genau so gemacht werden muss und man es einfach akzeptieren muss". Ich sehe nur, ob es bessere Möglichkeiten gibt, den neuen Prozess zu erzwingen und ihn dennoch angenehm genug für sie zu gestalten.

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Lynn Cyr

Die erste Frage lautet: "Warum haben die Benutzer es vorgezogen, zum alten Stil zurückzukehren, als der neue Prozess die Kategorisierung der Informationen vereinfacht hat?". Ich denke, es könnte mehr sein als nur die Tatsache, dass sie "Veränderungen nicht mögen".

Hat der Textbereich im neuen Prozess beispielsweise dieselben Rich-Text-Editor-Optionen bereitgestellt, die Word bietet? Mit anderen Worten, konnten die Benutzer im neuen System keinen Text hervorheben, Aufzählungszeichen hinzufügen, Inhalte formatieren usw.?

Eine andere Sache, die Sie beachten sollten, ist zu sehen, ob alle Besprechungsnotizen dieselbe Kategorisierung haben (Zusammenfassung, Schlussfolgerungen, erforderliche Aktionen usw.). Hat die neue App sie zu einer Erforderliches Feld? Oder hat nur die bloße Existenz dieser Felder auf der Seite die Benutzer abgelenkt und sie gefragt, ob ihnen etwas fehlt?

Was ist, wenn Sie den Worflow der App so gestalten, dass er nicht aufdringlich ist, sodass die Benutzer eingeben können, was sie eingeben möchten, ohne sie dazu zu veranlassen? Stellen Sie sich beispielsweise einen Abschnitt zum Ausblenden/Erweitern in einem Formular vor. Standardmäßig können Sie zunächst nur den Textbereich des Zusammenfassungsfelds anzeigen. Und direkt unter diesem Feld können die anderen Abschnitte mit reduzierten Überschriften und einem +/- Symbol daneben angezeigt werden, um anzuzeigen, dass sie auf dieses Symbol klicken können, um bei Bedarf Inhalte hinzuzufügen.

Überprüfen Sie die Akkordeonbeispiele hier (scrollen Sie ganz nach unten, um die farbigen Überschriften zu sehen) - http://jquerymobile.com/demos/1.2.0/docs/content/content-collapsible-set.html

Auf diese Weise ist das Formular immer noch vorhanden und zum einfachen Parsen im Backend in Abschnitte unterteilt. Die Benutzer fühlen sich jedoch nicht gezwungen, Abschnitte zu verwenden, die sie nicht ausfüllen möchten.

Auch hier kann das Hinzufügen von Rich-Text-Editoren von Vorteil sein, insbesondere da es sich um "Aktionselemente" handelt, bei denen es sich möglicherweise um mehrere handelt. Wenn Sie sie also in einem nummerierten oder mit Aufzählungszeichen versehenen Format auflisten, können Sie sie leichter lesen und nachverfolgen.

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Girish

In Anbetracht dessen, was Sie bisher gepostet haben, würde ich sagen

  1. Ja und nein.
    Der Benutzer ist der wichtigste Teil dort, nicht die Informationen selbst, wenn sie nicht glücklich sind, werden sie schlampig sein und mehr Fehler machen. Behalten Sie das einfache Kopieren und Einfügen bei, aber starten Sie einen Prozess zum Identifizieren und Parsen der Informationen. Überlegen Sie, wie Sie diese Informationsblöcke am besten erkennen, Vorschläge schreiben und mit echten Benutzern testen können, und ändern Sie dann langsam das System.

  2. Ja.
    Natürlich kann ich im Moment kein genaues sagen, ohne die Situation vollständig zu kennen, aber Sie können den Inhalt auf dem Server mit leistungsstarken Tools und einem so komplexen Algorithmus analysieren, wie er benötigt wird, und dann entsprechend handeln kann die Informationen speichern oder die Seite zur Verdeutlichung erneut an den Benutzer senden. Dazu sollten Sie klare Fragen oder Anweisungen haben, um ihre Aktionen zu steuern.

  3. Nein.
    Erzwingen Sie den Benutzer nicht, wenn dies nicht wirklich notwendig ist. Je mehr Sie erzwingen, desto mehr werden sie das System nicht mögen und es können mehr Fehler auftreten. Außerdem hasst niemand etwas, also meide es.

  4. Ja, was ich zuvor erwähnt habe, kann funktionieren.

Die Sache ist, Sie können den eingefügten Text analysieren und ihn verstehen, wenn er zu komplex ist, nach kleinen Änderungen wie Überschriften, Titeln oder Aufzählungszeichen fragen, was für sie sinnvoll ist, wenn Sie sie verwenden Ein standardisiertes Format in Word, das für sie keine große Änderung darstellt und für Sie einfacher zu analysieren ist.

Wenn Sie jemandem Aufgaben zuweisen möchten, für die möglicherweise eine Weiterentwicklung des Systems erforderlich ist, können Sie dem Benutzer eine neue Seite mit diesen Informationen senden und ihn dazu auffordern, sobald Sie die Teile erkannt haben, für die der zusätzliche Schritt erforderlich ist. Wenn Sie die Option auch nicht beantworten lassen können, weil das System sie zuweisen kann, tun Sie dies, wenn es erforderlich ist, dass die Benutzer sie zuweisen, und machen Sie sie obligatorisch. Verwenden Sie jedoch zwei Schritte: Der eine ist die Eingabe von Informationen andere ergreift Maßnahmen bezüglich der Informationen.

Ich denke, Sie müssen sich darauf konzentrieren, die Informationen zu analysieren, um kleine Änderungen am Word-Dokument vorzunehmen, und parallel dazu so arbeiten, dass sie auf dem Server analysiert werden.

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PatomaS

Ich gehe davon aus:

1) Menschen bevorzugen das Kopieren und Einfügen (und das Eingeben der menschlichen Sprache), da dies einfacher und schneller ist als das Ausfüllen einzelner Felder und Kontrollkästchen.

2) Das Abrufen der Informationen in Feldern und Kontrollkästchen ist wünschenswert, da die maschinelle Verarbeitung einfacher ist.

3) Die Informationen müssen irgendwie in maschinenverarbeitbare Form gebracht werden.

Ich denke, wenn Sie sich viel Mühe geben, um die Benutzerfreundlichkeit der Formulare zu optimieren und insbesondere so viel Eingabe wie möglich zuzulassen, ohne dass eine Mausaktion erforderlich ist, hätten Sie einen einfacheren Fall, wenn Sie die Eingabe von Daten in strukturierter Form benötigen. Kommunizieren Sie mit Ihrer Benutzerbasis, erklären Sie, was zu tun ist, holen Sie deren Feedback ein und beziehen Sie sie in das Design und Testen ein.

Und überlegen Sie, eine intelligente Einfügung zu implementieren, die kopierten Text und Einfügungen in eine Gruppe von Eingabefeldern aufnimmt. Möglicherweise wird sie nicht zu 100% richtig angezeigt, aber wenn sie richtig genug ist, spart sie Zeit.

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obelia

Es gibt so viele gute Antworten ... Ich bin spät dran ... na ja, ich werde trotzdem versuchen, eine Idee zu entwickeln.
Es kann in der Zeile von allmählich sein.

Ich dachte an so etwas wie @ Obelias "intelligente Paste".
MS Word verfügt über eine leistungsstarke Skriptsprache, mit der ich mehrmals sehr interessante Dinge, unternehmerische Dinge, tun konnte.
In diesem Fall visualisiere ich Ihre Benutzer, die ihre Notizen in eine skriptbasierte MSWord-Vorlage eingeben, mit der sie fast so arbeiten können, wie sie es gewohnt sind (aufgrund des intelligenten Designs).
Wenn sie fertig sind, klicken sie auf etwas, wie eine [fertig] -Taste. Diese Aktion löst ein Skript aus, das das Dokument analysiert, den Inhalt in die richtigen Abschnitte unterteilt und ihn zur Korrektur oder Genehmigung durch den Menschen erneut anzeigt.
Nach der Genehmigung kann das Skript automatisch die Aktionen zum Kopieren und Einfügen oder etwas Ähnliches ausführen, um die Daten auf den Server hochzuladen.
Dieser zweistufige Ansatz sollte Ihre Benutzer dazu bringen, zu lernen, wie sie ihre Notizen einstellen, um keine Korrekturen vornehmen zu müssen.
Es könnte auch akzeptiert werden, weil es ihnen einen Vorteil bietet, der darin besteht, dass der Computer das Ausschneiden und Einfügen ausführt, wodurch ihnen die Möglichkeit erspart wird, Fehler zu begehen.
Im Laufe der Zeit könnte sich die Vorlage allmählich zu einem Online-Formular entwickeln, möglicherweise zu einem Skript-Google-Dokument, das vollständig vom System gesteuert wird.

Ein letzter Kommentar zu den Akkordeons. Ich verstehe Benutzer, die Akkordeons nicht mögen, weil sie alles auf einmal sehen wollen und Akkordeons einen einzelnen Gegenstand zeigen.
Aber auch ein Akkordeon kann helfen, alles auf einmal zu sehen, indem es unbenutzte Abschnitte versteckt und so die Immobilien rettet, die sie verbrauchen.
Die Lösung besteht darin, das Akkordeon so zu konfigurieren, dass es beim Öffnen eines neuen Abschnitts keinen Abschnitt schließt.
Auf diese Weise können die Benutzer sofort sehen alle Abschnitte, die sie verwenden.

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Juan Lanus

Scheint, als ob die getrennte Fähigkeit des Word-Dokuments der Schlüssel ist. Das Word-Dokument könnte strukturierter mit einer Vorlage (separate Abschnitte/Felder) oder eher wie ein Formular sein. Dann könnte das Dokument hochgeladen und analysiert werden.

Die größten Probleme scheinen die Möglichkeit zu sein, Notizen außerhalb Ihrer Webseite einzugeben und den Aufwand nicht zu duplizieren.

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JeffO

Eine solche interne Webanwendung ist typisch für viele große Unternehmen. Die Akzeptanz eines solchen neuen Systems, das sich auf die jahrelange Arbeitsweise auswirkt, erfordert die Unterstützung des Managements, um es einzuführen. Dies ist nicht vergleichbar mit der Entwicklung einer kommerziellen Anwendung, sondern einer Unternehmensanwendung, bei der die Leute nur in die Kugel beißen und es tun müssen. Die Anwendung muss so eingestellt werden, dass nur so die Protokolle eingegeben werden können - vorausgesetzt, Sie haben die Felder korrekt eingerichtet. Dies mag aus UX-Sicht schrecklich klingen, aber ich denke, dies ist mehr als nur ein UX-Problem.

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Paul