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Best Practices für das Versenden von Rechnungen / Rechnungen per E-Mail

Unsere mobile B2B-App für die Zustellung von Lebensmitteln an Unternehmen sendet eine E-Mail an den Empfänger, sobald der Empfänger die Zustellung über die mobile App des Zustellfahrers akzeptiert. Die E-Mail enthält die unterschriebene Rechnung (Rechnung) für die gerade erfolgte Lieferung. (Die Signatur erfolgt auf dem mobilen Gerät.)

Gibt es Best Practices, die ich beim Versenden von Rechnungen/Rechnungen per E-Mail beachten sollte? Was macht eine "schlechte" Rechnungs-E-Mail zu einer "guten" Rechnungs-E-Mail?

Eine offensichtliche Frage ist, ob ich ein PDF der Rechnung anhängen oder stattdessen HTML-Inhalt verwenden soll, aber das scheint gut beantwortet zu sein durch Senden einer formatierten E-Mail im Vergleich zum Senden eines PDF als Anhang .

Welche anderen Fragen sollte ich stellen?

Beachten Sie, dass dies keine Massenmarkt-App ist, sondern ein fokussiertes Nischenpublikum mit unserem Enterprise-Support-Team bereitsteht. Daher ist es wichtiger, sicherzustellen, dass die Kunden am glücklichsten sind, als die Wahrscheinlichkeit von Supportanrufen zu verringern.

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Justin Grant

Die beiden Dinge, die Ihre E-Mail tun muss, sind die Liste der Waren, für die bezahlt werden muss, und sie zu ermutigen, dann zu zahlen, oder? Darauf würde ich mich konzentrieren.

Eine wichtige Überlegung kann die Länge der Artikelliste sein. Wenn ein Kunde 350 Artikel abholt, ist es wahrscheinlich am besten, die ersten 20 aufzulisten und ihm dann einen Link zu Ihrer Website zu geben, um die vollständige Auflistung der Artikel anzuzeigen.

Stellen Sie sicher, dass klar ist, was geschuldet wird, wann es fällig ist, und dass Sie auf einfache Weise Kontakt mit Ihrem Unternehmen aufnehmen und alles bezahlen können. Support-Kontakte sind ebenfalls eine gute Idee.

Eine letzte Sache ... dies ist eine potenzielle Gelegenheit, etwas Marketing zu mischen. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht höflich und wertschätzend ist, damit sich Ihr Kunde geschätzt fühlt. Wenn Sie neue Produkte oder Werbeaktionen (gezielter = besser) wünschen, ist dies ein guter Zeitpunkt, um dies Ihrem Kunden mitzuteilen. Es ist viel wahrscheinlicher, dass sie eine Rechnung lesen als jemals zuvor, wenn sie eine reine Marketingbotschaft lesen.

Eine gute Ressource ist Ihr eigener Posteingang. Sehen Sie sich Rechnungen an, die Sie elektronisch erhalten haben. Was machen sie gut und was magst du nicht? Haben sie Informationen klar präsentiert? Können Sie sagen, was zu tun ist, wenn Sie eine Frage haben? Ist klar, was Sie bestellt haben, wann Sie es bekommen haben und was als nächstes zu tun ist?

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Surreal Dreams